Cevento ermöglicht es Benutzer:innen, ihre eigenen Buchungen zu stornieren, ohne den Veranstalter kontaktieren zu müssen. Ein sicherer, zeitlich begrenzter Stornierungslink wird in der Buchungsbestätigungs-E-Mail mitgesendet. Ein Klick auf den Link öffnet eine Bestätigungsseite auf deiner Website, auf der die Benutzer:in ihre Buchungsdaten einsehen und die Stornierung bestätigen kann.

Die Self-Service-Stornierung verhält sich je nachdem, ob das Event kostenlos oder kostenpflichtig ist, unterschiedlich. Kostenlose Events werden sofort storniert. Kostenpflichtige Events (WooCommerce-Integration) wechseln in den Status Warten auf Rückerstattung, bis die zugehörige Bestellung in WooCommerce erstattet wurde.

So funktioniert die Stornierung

Kostenlose Events

1. Die Benutzer:in erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail mit einem Stornierungslink (über den Platzhalter {cancel} — siehe Der Platzhalter {cancel} weiter unten).
2. Die Benutzer:in klickt auf den Link und gelangt auf eine Bestätigungsseite auf deiner Website, die ihre Buchungsdetails anzeigt.
3. Die Benutzer:in bestätigt die Stornierung durch Klick auf Buchung stornieren.
4. Der Buchungsstatus wechselt zu Benutzer:in storniert und automatische E-Mails werden wie konfiguriert versendet.

Kostenpflichtige Events (WooCommerce Integration)

Bei kostenpflichtigen Events wird der Stornierungslink direkt in die WooCommerce-Buchungsbestätigungs-E-Mail eingebettet (siehe WooCommerce-Buchungs-E-Mail weiter unten).

1. Die Benutzer:in klickt auf den Stornierungslink in der WooCommerce-Buchungsbestätigungs-E-Mail.
2. Die Benutzer:in gelangt auf eine Bestätigungsseite und bestätigt die Stornierung.
3. Der Buchungsstatus wechselt zu Warten auf Rückerstattung.
4. Der Administrator bearbeitet die Rückerstattung in WooCommerce (WooCommerce → Bestellungen) oder über die Schnellaktion View order in der Buchungstabelle.
5. Sobald der WooCommerce-Bestellstatus auf Zurückerstattet wechselt, wird der Buchungsstatus auch automatisch auf Zurückerstattet aktualisiert.

Im Admin-Dashboard erscheint ein globaler Hinweis, der gruppiert nach Event alle Buchungen im Status Warten auf Rückerstattung auflistet. Jeder Eintrag verlinkt direkt zur entsprechenden Buchungstabelle, damit ausstehende Rückerstattungen leicht nachverfolgt werden können.

Stornierungsspezifische Buchungsstatuses

Der Platzhalter {cancel}

Um einen Stornierungslink in ein Cevento-E-Mail-Template einzufügen, füge den Platzhalter {cancel} an beliebiger Stelle im E-Mail-Text ein. Cevento ersetzt ihn beim Versand der E-Mail durch einen anklickbaren Cancel Booking-Link.

{cancel} ist nur in benutzer:innenseitigen E-Mail-Templates für kostenlose Events verfügbar. Bei kostenpflichtigen Events wird der Stornierungslink stattdessen in die WooCommerce-Buchungsbestätigungs-E-Mail eingebettet (siehe unten).

Der Platzhalter kann über die Schaltfläche Cevento-Daten im E-Mail-Texteditor eingefügt oder direkt eingetippt werden.

Der magische Stornierungslink

Jeder Stornierungslink ist:

• Einmalig verwendbar — sobald eine Stornierung bestätigt wurde, wird der Link dauerhaft ungültig und kann nicht erneut verwendet werden.
• Zeitlich begrenzt — der Link läuft automatisch nach einer konfigurierbaren Anzahl von Tagen ab (Standard: 30 Tage). Der Ablaufzeitraum kann global unter Erweitert → Stornolink-Ablaufzeit angepasst werden.
• Bei erneutem Senden aktualisiert — wird die Buchungsbestätigungs-E-Mail erneut gesendet, wird ein neuer Stornierungslink ausgestellt und der vorherige sofort ungültig.
• Statusgeprüft — wenn die Buchung beim Klick auf den Link bereits storniert ist, wird die Benutzer:in informiert und keine weitere Aktion ausgeführt.

E-Mail-Templates

Cevento versendet automatische E-Mails, wenn eine Benutzer:in ihre Buchung bei einem kostenlosen Event storniert. Templates können global unter Cevento → Einstellungen → E-Mails → Buchungsstornierung → Nutzerstornierung (Admin / Benutzer:in) oder pro Event im Tab E-Mail-Templates des Event-Editors angepasst werden.

WooCommerce-E-Mail

Bei kostenpflichtigen Events wird der Stornierungslink in die WooCommerce-Buchungsbestätigungs-E-Mail eingebettet, die nach einer erfolgreichen Zahlung versendet wird. Der Link kann unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails → Cevento-Buchung bestätigt → Stornolink aktiviert oder deaktiviert werden.